이번 글에서는 발표평가 및 제안서 PPT 제작 시 간과할 수 있는 중요한 부분에 대해 이야기해보고자 합니다. 정부지원사업에 지원하거나, 민간 투자를 받기 위한 노력을 할 때 본 사업계획서(document)와 함께 항상 세트로 따라다녀야 하는 것이 바로 PPT 형식의 비주얼 커뮤니케이션 자료입니다. PPT는 다수의 평가위원이나 청중을 설득하기 위해서 가장 효과적인 형식임에 틀림이 없습니다.
본인의 아이템을 간결하고 임팩트있게 전달하는 데 필요한 최고의 수단 중에 하나이므로, 관점이 있으면서 매우 간결하게 공들여서 제작을 하는 것이 좋습니다. 그럼 발표평가 및 제안서용 PPT를 잘 만들기 위해서는 어떤 관점의 사고가 필요하며 제작 시 유의해야될 사항에 대한 의견을 이야기해보도록 하겠습니다.
발표평가 및 제안서 PPT 제작 시 유의사항
디자이너에게 맡기면 끝?
많은 예비 및 초기창업자를 만나왔던 과정에서 PPT에 대해 어렵게 생각하거나 잘못 생각하고 있는 분들이 종종 있었던 것 같습니다. PPT 제작은 내가 잘 못하는 분야로 전문가, 디자이너에게 돈을 지불하고 맡겨야 된다는 생각입니다. 이 것은 반은 맞고 반은 틀린 이야기입니다.
PPT를 사업계획서의 화장 혹은 치장 버전이라고만 생각하는 사람들이 있습니다. 이게 과연 맞는 말인지 심도있게 생각해본 적이 있나요? 뭔가 문서가 비주얼화되는 과정이고 예쁘게 보이는 과정 정도로만 이해하기 때문에 이렇게 생각하고는 하는데, 작성된 사업계획서만 띡 던진다고 해결될 문제가 아닙니다.
이 작업은 디자이너, 전문업체에게 맡기면 끝나는 심플한 과정이 아님을 이해하셔야 합니다. 최종 결과물이 뭔가 그럴싸하게 나오기 때문에 디자이너의 전문적 스킬에 현혹되어 잘 된 문서라고 착각하고 문서의 퀄리티가 좋고 나쁨을 인지조차 하지 못하고 돈을 지불하게 되는 경우가 있습니다.
다행히 개중에 개떡같은 인풋으로도 찰떡같은 아웃풋을 배출하는 ‘인공지능?’을 탑재한 스마트한 Organizing & Simplification 능력이 출중한 디자이너를 만나 잘 되는 경우도 있기는 합니다만, 당신이 그러한 사람을 만날 확률은 적습니다. 혹은 돈이 많이 들어갑니다. 초기창업자가 이럴 필요까지 있나요?
Need more in-depth ‘simplification’
그간 돈 들여서 만들었다는 여러 PPT의 결과물을 보면, 완성된 사업계획서의 개조식 문구와, 삽입되어 있는 백데이터 표 및 그래프를 주로 활용하여 예쁘게 다시 그려 만든 작업물들이 많았습니다. 물론 이 단계까지만 해도 어느 정도의 성공이라고도 생각할 수도 있겠으나, 이는 PPT의 장점을 최대한으로 활용하지 못한 사례입니다.
당신은 당신의 사업을 PSST의 형식에 맞게 사업계획서를 작성하는 과정을 통해 그 문서는 단락별로 적절한 백데이터와 간결한 개조식 문구로 정리되어 있을 가능성이 높습니다. 이렇게 정리된 사업계획서에서 한번 더 간결하고 효과적으로 메세지를 전달할 수 있도록 단순화의 작업을 더 거치는 것이 필요합니다.
즉, 아이디어의 사업계획서화 단계(Organizing) 만큼이나 사업계획서의 PPT화 단계(Simplification)도 중요하게 생각해야 된다는 이야기입니다. 단순히 사업계획서의 비주얼화 축약버전이라고 생각하면 안된다는 것입니다.
이걸 디자이너에게 맡기며 운에 기대는 것 보다는 스스로 하는 것이 가장 좋습니다. 내가 계획하는 사업은 내가 가장 조직화와 명료화를 잘할 수 있고, 혹시 잘 못하더라도 이걸 할 수 있어야 다음 단계, 그 다음 단계를 나아가는 데 큰 도움이 될 것입니다. 이 작업은 디자인 스킬을 말하는 것이 아닙니다. 단순히 도형과 텍스트 기능을 불러와서 크기, 색깔 및 위치 정도만 변경할 수 있으면 누구나 할 수 있다고 확신할 수 있습니다.
그래서 핵심이 뭐라는 건가
핵심은 문서를 받아보는 상대가 머리를 많이 써서 이해하는 과정을 최소화시키는 PPT를 만들라는 것입니다. 사업계획서에서 한 뎁스 더 들어간, 사업계획서 각 단락의 콘텐츠를 메세지 수준으로의 명료화시키는 작업이 필요하며, 이는 본인이 가장 잘할 수 있고, 도형과 텍스트만으로도 가능하다는 게 요지입니다.
아직까지도 인구에 회자되는 15년이나 된 에어비엔비의 피칭 슬라이드를 참고해보셔도 좋을 것 같습니다. 사진 한 장 없이 도형과 텍스트만으로도 차고 넘치는 딜리버리를 자랑합니다.
맺음말
뭘 장황하게 당연한 소리를 또 써버린 것 같습니다만, PPT를 제작하기 위해 비용을 쓰지 말고 유튜브에 PPT 제작하는 방법 무료 강의 한번 정도 보시고 스스로 제작을 한번 해보는 걸 추천드립니다. 이 작업을 잘 할 수 있어야 그 다음, 다다음 단계도 잘 할 수 있기 때문입니다.
본인 생각의 정리가 명료하게 안되어 있으면, 디자이너에게 맡겨봤자 큰 효과를 볼 수 없습니다. 사업내용과는 크게 상관없는 개연성이 부족한 그럴싸한 스톡이미지 몇 장과, 조형 상 예뻐보이는 슬라이드 내 짜잘한 텍스트로 이루어진 구성을 보게 될 수도 있습니다. 물론 이런 작업을 굉장히 잘하는 좋은 디자이너도 종종 봤습니다. 비용이 든다는 게 문제입니다. 어차피 사업이 커지면 나중에는 능력있는 디자이너와 일을 하게 되니, 현재 초기 단계에서 높은 의지가 있는 상태에서는 이러한 작업을 스스로 해보는 것을 권합니다. 할 수 있습니다.