제안서, PPT라는 단어로 일컫어진 문서를 정말 많이 봐왔습니다. 정말 너무 예쁘게 잘 만들었는데 알맹이&요점이 없거나, 많은 내용을 다 꾸역꾸역 깨알같이 집어넣어 본 사업계획서와 굳이 차이를 못 느끼게 만드는 문서이거나, 아니면 간결함에 너무 심취해서 이미지와 한두 단어 위주로 만들어 놓은 문서 등 여러 타입을 봐왔습니다. 그간의 경험을 바탕으로 개인적인 느낌과 제안서, PPT를 잘 만드는 방법에 대한 실마리를 알아보도록 하겠습니다.
제안서, PPT 잘 만드는 방법?
제안서, PPT 문서를 만들고 그것이 활용되는 목적에 대해 먼저 생각해볼 필요가 있습니다. 목적은 명확합니다. 나의 생각을 가장 효율적으로 핵심적인 내용을 임팩트있게 전달하는 프리젠테이션 자리에서 시각 자료로의 활용이 가장 주된 목적이고, 프리젠테이션의 상황이 아닌 경우에도 자신의 목적을 비교적 명확하고 임팩트있게 문서로 전달하는 것이 부차적 목적이라고 할 수 있겠습니다.
그냥 색깔들어가고, 사진넣고, 문구 좀 줄여서 자간/행간 잘 맞추어서 그럴싸하게 보이는 문서를 만드는 행위가 아니라는 것입니다. 마지막 단계에 있는 미술 숙제가 아니라, 상대를 설득하기 위한 극한의 효율을 추구해야하는 추가 자료라고 생각해야 됩니다.
구조화 사고부터 먼저
제안서, PPT가 만들어지는 전체 과정에서 각 단계의 중요도를 따지자면 사용자의 ‘구조화 사고’ 부분이 80~90%의 비중으로 중요하다고 생각합니다. 사실 이게 PPT를 만드는 과정에서 분절되어 표현하기도 애매한 영역이기는 합니다. 거꾸로 표현의 스킬이 구조화 사고에 영향을 미치기도 하므로 복합적인 과정으로 이해를 하는게 사실 맞는 부분도 있습니다. 슬라이드에 표현하는 방식이 익숙한 부분이 많으면 오히려 생각의 정리가 깔끔해지는 역방향의 사고 전개도 가능하기 때문입니다.
그럼에도 불구하고 본인이 PPT 제작에 도저히 자신이 없으면, 일단 제안할 내용의 컨텐츠를 organizing하는 구조화 사고를 먼저하여 그것을 어떤 형태로든(A4용지에 다 그려보는 한이 있더라도) 먼저 표현을 해봐야합니다. 텍스트 타입의 본 사업계획서가 있다면 문서의 흐름대로 각 단락의 핵심적인 부분만 축약하여 무난하게 표현하는 방법들이 많습니다.
아트웍이 핵심이 아니라고 생각하는 1인
저는 이 작업에서 아트웍이 핵심이 아니라고 생각하는 1인입니다. 아트웍도 중요하다고 생각하는 반대되는 의견들도 많을 것이라고 생각합니다만, 핵심을 가로지르는 명확성과 간결성에 기반한 딜리버리를 충족시키기 위한 필요조건은 아니라고 생각합니다. 기본도형(원, 삼각형, 사각형), 화살표, 글자크기 및 글자색 조정, 정렬, 행간·자간 조정만으로 충분히 할 수 있다고 생각합니다. 이 정도의 기능을 익히는 데는 채 1시간이 안걸릴 것입니다.
물론 필요 시 약간 복잡해보이는 그래프같은 것들의 활용이 필요한데, 이는 엑셀에서 따와서 쓰는 정도도 좋다고 생각하는데 이도 성이 안찰 경우 시간을 조금 더 투자해서 추가 기능을 살펴보시면 결국 본인이 원하는 모양의 표현은 다 가능하도록 기능이 있습니다. 굳이 포토샵까지 배울 필요는 없습니다. 유튜브에 PPT 기능익히기 무료강좌가 차고 넘칩니다. 요런 사이트 정도 참고하면 좋을 것 같네요.(‘미스터 피피티’라는 채널인데 누군지 모릅니다. 이해관계 없습니다.)
그러면 뭘 어쩌라는 건가
결국 기능을 배워 익혀서 스스로 연습을 많이 해보라입니다. 다 만들어 놓은 PPT가 걸레같더라도 스스로 실행한 구조화 사고를 통해 한번 작성을 해봐야 됩니다. 기본도형과 화살표만 쓰더라도 ‘구조화 사고’의 과정을 꼭 거쳐야 됩니다. PPT는 구조화 사고를 거친 컨텐츠의 복합적인 심플화 과정입니다. 이러한 과정은 본인이 제일 잘 할 수 있습니다. 아닌가요?
맺음말
지금까지 PPT, 제안서 만드는 방법에 대해 지극히 개인적인 생각을 작성해보았습니다. 화려한 스톡이미지, 여러 디자인 요소들이 본인이 전달하고자 하는 메세지에 반드시 필요하고 개연성이 있는 소스라면 상관은 없겠지만, 생각만큼 효율적으로 되지 않을 가능성도 있다는 것을 이해할 필요가 있습니다.
아울러, 창업성장의 길에서 수많은 문서를 만들어 내야되므로 효율적인 내용 전달을 위한 PPT의 여러 기능들을 익히셔서 스스로 툴을 활용하고 만들어내는 능력을 길러야한다는게 요지였습니다. 반드시 필요하다고 능력이라고 생각합니다. 이상 글을 마치겠습니다.